Kreis Lippe. Das Jobcenter Lippe startet in das digitale Zeitalter. Seit Anfang des Monats ist für die über 400 Mitarbeitenden der Startschuss für die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) gefallen. Die klassische Papierakte gehört damit der Vergangenheit an. Das Projekt wird seit Juni 2020 intensiv vorbereitet und geht nun in den Echtbetrieb. Damit der Übergang reibungslos funktioniert, wurden die Mitarbeitenden im Vorfeld umfassend geschult und alle Arbeitsplätze mit einem zweiten Monitor ausgestattet.
„Durch die Einführung der elektronischen Akte wird die Sachbearbeitung im Jobcenter deutlich schneller und moderner“, freut sich Stefan Susat, Vorstand des Jobcenters. Vor allem würden die Bürger davon profitieren, dass Vorgänge jetzt quasi per Knopfdruck abrufbar sind. Auch würden Ihnen manche Wege erspart, da dem Jobcenter künftig in vielen Fällen Unterlagen, die per Kopie oder E-Mail zugesendet würden, ausreichen.
Der Vorteil gegenüber der Papierakte liegt für Susat dabei klar auf der Hand: „Die Mitarbeitenden haben durch die E-Akte jederzeit Zugang zu relevanten Daten und sparen sich unnötige Lauf- und Suchwege und könnten auch im Homeoffice daran arbeiten.“ Selbstverständlich sei die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen jederzeit sichergestellt. Nur Berechtigte dürften auf die Daten der Kundinnen und Kunden zugreifen, so Susat weiter.
Die Masse der neu eingehenden Dokumente von Kundinnen und Kunden wird ab Oktober zentral in der Poststelle des Jobcenters gescannt und elektronisch gespeichert. Die Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Das Jobcenter bittet daher darum, keine Originale mehr einzureichen. Falls spezielle Dokumente, z.B. Urkunden im Original, benötigt werden, wird gesondert darauf hingewiesen.
Die Einführung der digitalen Akte ist nach Auffassung aller Beteiligten nur ein erster Schritt in Richtung weiterer Online-Angebote: „In absehbarer Zeit wird es auch eine Kunden-App, Videoberatung sowie weitere zukunftweisende digitale Angebote geben“, kündigt Jobcenter-Vorstand Susat an.